Unsere Sponsorendokumentation

Unsere Sponsorendokumentation als PDF ist euch zu lang und mühsam? Kein Problem, hier nochmals schön in einem Blogpost zusammengefasst.

cropped-Barcamp3.pngSponsoren-Dokumentation

  1. Barcamp Schweiz 2014
  2. Was ist ein Barcamp?
  3. Sponsor auf einem Barcamp: Ihre Chancen
  4. Warum und wofür wir Sponsoren benötigen
  5. Unsere Leistungen
  6. Sponsoring-Packages und Leistungen
  7. Abwicklung und Kontakt

1. Barcamp Schweiz 2014

Im Jahr 2014 findet in Zürich das erste mal seit vielen Jahren wieder an zwei Tagen das Barcamp Schweiz statt: Am Samstag, 23. August und Sonntag, 24. August 2014 treffen sich im “Karl der Grosse” die (schweizerische) Digital-Szene und hält gemeinsam das Barcamp Schweiz ab.

Barcamps sind „Unkonferenzen“: Es werden maximal rund 180 begeisterte Menschen zusammenkommen, ihre Ideen und Gedanken präsentieren, Ideen entwickeln und unter vielen anderen Themen sicherlich auch dazu diskutieren: Social Media, Medien, Design, Wissenstransfer, Mobile und Apps, politische Kommunikation, Startups etc.

Dabei stehen der gegenseitige Austausch und das voneinander Lernen sowie die Vernetzung untereinander im Vordergrund, es geht um unkonventionellen Wissenstransfer.

Jede/r kann nach der Registrierung über 2014.barcamp.ch kostenlos an beiden Tagen die für sie/ihn interessanten Sessions besuchen. Die Veranstalter setzen darauf, dass ungewohnte Querverbindungen erkennbar werden und sich Interessenten aus unterschiedlichen Gebieten miteinander vernetzen.

Organisiert wird das Barcamp Schweiz von Thomas Gemperle und Clemens Schuster, beides langjährige Barcamper und Mitorganisatoren anderer Barcamps.

Finanziert wird das Barcamp Schweiz durch Sponsoren, die den offenen Dialog von Laien, ExpertInnen und MeinungsmacherInnen auf dem Barcamp und im Web über Blogs und soziale Netzwerke unterstützen.

2. Was ist ein Barcamp?

Barcamps sind sogenannte “Unkonferenzen”: Tagungen, Kongresse oder Konferenzen bezeichnen sich als Barcamp, wenn es eine bewusste Abwendung von traditionellen Organisationsformen gibt, das Programm ad-hoc am jeweiligen Morgen demokratisch festgelegt wird und es keine Trennung zwischen Publikum und Vortragenden gibt. Alle, die mitmachen, tragen auch etwas bei – indem sie präsentieren, diskutieren oder im Web über das Barcamp berichten.

Es gibt keine ZuschauerInnen: Anwesende sind Vortragende, TeilnehmerInnen und MitveranstalterInnen gleichzeitig.

Die Kultur des Barcamps fordert, eigenes Wissen einzubringen und Diskussionen zu lenken.

Die offene Form der Veranstaltung ermöglicht es, schnell und unkompliziert Wissen auszutauschen. Barcamps haben sich weltweit und auch in der Schweiz in den vergangenen Jahren zu Treffen der erweiterten Digital-Szene entwickelt. Dabei haben sich weitere Unkonferenzen zu bestimmten Themen entwickelt. So fand das erste Barcamp in Zürich 2006 statt, bereits 2007 gab es eine Spezialisierung als Blog-Camp.

3. Sponsor auf einem Barcamp: Ihre Chancen

Dazu haben wir einen eigenen Blogpost geschrieben – verzeiht uns den etwas „heftig“en Titel: 6 Gründe, warum sich Unternehmen als Sponsor auf dem #barcampCH engagieren sollten. Bei Punkt 5 musste ich so sehr zustimmen, dass mein Kopf wackelte.

Sie präsentieren sich aktiv im Umfeld von etwa 180 digitalen Influencern und Kommunikatoren, Sie sind dabei, wenn sich (Teile der) digitalen Elite der Schweiz in Zürich an zwei Tagen trifft und austauscht, Sie können sich zielgruppengerecht und sympathisch als Teil der Social-Media-Community vorstellen.

Konkret haben Sie in folgenden Bereichen einmalige Chancen:

  1. Recruiting: Stellen Sie sich bei potentiellen künftigen Mitarbeitenden vor.
  2. Branding: Der Multiplikationsfaktor nicht nur am Barcamp-Wochenende, sondern auch davor in der Kommunikation sowie danach im Longtail macht Ihr Unternehmen in der Web-Szene bekannt(er). Sie befinden sich auf Augenhöhe mit Ihren (potenziellen) Kunden und Influencern und pflegen einen sympathischen Austausch.
  3. Fortbildung: Vor allem der unerwartete Know-how-Austausch erweitert den Horizont Ihrer Mitarbeiter nachhaltig.
  4. Kompetenz: Ihr Unternehmen zeigt durch eigene Sessions die eigene Kompetenz/USPs sympathisch und zielgruppengenau auf.
  5. Aufträge: Märkte sind Gespräche, heisst es nicht nur im Cluetrain-Manifest. Barcamps sind Gespräche und Austausch, auch businessrelevant.
  6. Think global, act local: Digital denken und arbeiten heisst vernetzen und verstehen. Dazu geht es immer um den Menschen. Ein Engagement als Barcamp-Sponsor ist eine besondere Gelegenheit für die eigene Corporate Social Responsibility.

4. Warum und wofür wir Sponsoren benötigen

Thomas Gemperle und Clemens Schuster organisieren das Barcamp Schweiz aus Begeisterung für das Format und aus Eigenengagement. Daraus resultiert, dass sämtliche anfallenden Kosten entweder erlassen werden oder von Sponsoren getragen werden. Ziel ist es, allen Teilnehmenden gratis Zutritt gewähren zu können, um die Mitmachschwelle so tief wie möglich zu halten.

Die Location “Karl der Grosse” wird uns völlig kostenfrei zur Verfügung gestellt – ein riesengrosses Danke an Sabine und das verantwortliche Team für dieses Entgegenkommen. Alle Teilnehmenden werden begeistert sein – selten liegt eine Barcamp-Location so zentral und hat mit einer solchen Geschichte wie der “Karl” aufzuwarten. Wir nutzen auch die Chance, das hauseigene Restaurant für die Verpflegung an beiden Tagen zu nutzen, selbstverständlich werden wir auch Vegetarisches im Angebot haben.

Wir haben folgende Kosten zu decken:

  • Pro Person pro Tag benötigen wir rund 35 CHF für die Verpflegung mit Zmorge, Zmittag, Kaffee. Bei der vollen Personenzahl rechnen wir mit rund 12’500 CHF.
  • Wir benötigen weiters Getränke (Softdrinks und Wasser, Bier, Wein, alkoholische Drinks und Cocktails) und Snacks für beide Tage bzw. die beiden Abend-Events. Hier wäre u.a. in Absprache mit dem hauseigenen Restaurant vom “Karl” auch ein Sachsponsoring denkbar. Kostenpunkt: Pro Person und Tag etwa 15 CHF, also rund 5’500 CHF.
  • Der Abend-Anlass am Samstag Abend ist derzeit noch ungeplant: Wir suchen hier nach Sponsoren etwa für eine Grillparty oder eine Cocktailparty. Erwartete Kosten für Open Bar & Food: bei 100 Personen ca. 2’000 CHF.
  • Wir hätten auch ein Warm-up-Event am Freitag Abend zu bieten: Auch hierfür suchen wir noch eine Location, Food & Drinks. Erwartete Kosten für Open Bar & Food: bei 100 Personen ca. 2’000 CHF.
  • Wenn wir weitere Sponsoren haben, würden wir gerne klassische Barcamp-Tshirts produzieren lassen sowie weitere Kommunikations- und Marketingmaterialien wie Rollups, Plakate oder Flyer herstellen. Ebenfalls benötigen wir Verbrauchsmaterial wie Flipcharts, Beamer, Moderatoren-Sets etc.

Wir rechnen bei bei 180 Teilnehmern für das gesamte Barcamp mit allen geplanten Raffinessen und Materialien mit einem Kostenaufwand all over von maximal rund 25’000 CHF. Wir werden selbstverständlich kostensparend und effizient arbeiten und über die Ausgaben transparent Rechenschaft abgeben. Sollten wir Überschüsse erzielen, werden wir diese vorhalten und dem OK eines weiteren Barcamps zur Verfügung stellen.

5. Unsere Leistungen

Die aktuelle Leistungsübersicht (Reichweite etc) findet sich http://2014.barcamp.ch/sponsoren/.

1. Logo und Name
2. Website
3. eigener Blogpost
4. eigene Social Media Channels: Facebook, Twitter, Google+
5. Social Media Channels der Organisatoren: Facebook, Twitter, Google+
6. Newsletter
7. Plakate, Flyer, Rollups (falls produziert)
8. Raum-Sponsoring
9. Sponsorenwall
10. Live Social-Buzz
11. T-Shirt-Logo (falls produziert)
12. Merchandising
13. garantierte Tickets
14. garantierte Sessions

6. Sponsoring-Packages und Leistungen

6.1. Presenting Partner

Als einziger Presenting Partner steht Ihnen unser gesamtes Package an kommunikativen Massnahmen und Präsentationsmöglichkeiten zur Verfügung. Wir gewähren Ihnen den Zugang zu unserem Namen und Logo, etwa in der Form “Barcamp Schweiz 2014, presented by XYZ” sowie auch in der grafischen Umsetzung. Als Presenting Partner nehmen Sie uns unsere Sorgen, damit dass wir den grössten Budget-Brocken (Verpflegung der Teilnehmenden) stemmen können. Dafür übernehmen z.B. Sie die Kosten in der Höhe der Verpflegung der Teilnehmenden während des Barcamps – wir rechnen mit 12’500 CHF.

6.2. Main Partner, zB als Event-, Raum-Sponsor

Als einer von vier Main Partnern steht Ihnen unser gesamtes Package an kommunikativen Massnahmen und Präsentationsmöglichkeiten zur Verfügung. Wir gewähren Ihnen dazu ein Raumsponsoring und/oder das Eventsponsoring für die Warm-up-Party oder den Samstag-Abend-Event. Dafür übernehmen Sie die Kosten in der Höhe des jeweiligen Anlasses für die Verpflegung der Teilnehmer und leisten einen Teilbeitrag an das Globalbudget – wir rechnen mit 3’500 CHF.

6.3. Supporter

Als einer von maximal zehn Supportern stehen Ihnen ausgewählte kommunikativen Massnahmen und Präsentationsmöglichkeiten zur Verfügung. Dafür leisten Sie einen Teilbeitrag an das Globalbudget – wir rechnen mit 1’000 CHF.

6.4. Dienstleister bzw. Sachsponsor

Als Dienstleister bzw. Sachsponsor stehen Ihnen ausgewählte kommunikativen Massnahmen und Präsentationsmöglichkeiten zur Verfügung. Dafür leisten Sie Dienstleistungen oder Sachspenden im Wert ab 100 CHF bis 500 CHF.

Wir sind jederzeit bereit, über unseren preislichen Vorstellungen je nach Situation und Sponsor zu sprechen. Zögern Sie nicht und fragen uns gerne.

Leistung Presenting Partner Main Partner / Event Sponsor Supporter Dienstleister / Sachsponsor
im Logo & Name ja nein nein nein
Website ja, gross ja, gross ja ja
eigener Blogpost ja ja ja ja
eigene Social Media Channels ja, häufig ja ja ausgewählte
OK Social Media Channels ja, häufig ja nein nein
Newsletter ja, mehrfach ja nein nein
Plakate/Flyer (falls produziert) ja, gross ja ja, klein nein
Raumsponsoring ja, inkl Rollups & Info-Tisch ja, inkl Rollups & Info-Tisch nein nein
Sponsorenwall ja, gross ja, gross ja ja
Live Social Media ja, häufig ja, häufig ja ausgewählte
T-Shirt (falls produziert) ja ja ja, klein ja, klein
Merchandising ja ja nein ja
garantierte Tickets ja, 5 ja, 4 ja, 2 ja, 1
garantierte Session ja, beide Tage ja, 1 Tag nein nein
Anzahl 1 4 10 unbegrenzt
Preis 12’500 3’500 1’000 iWv 100-500

Die Preise verstehen sich exkl. MWSt.

7. Abwicklung und Kontakt

Im besten Fall geschieht die Abwicklung durch direkte Verrechnung der entsprechenden Kosten zwischen Leistungserbringer und Sponsor. Das Globalbudget wird über die Firma Hofrat Suess GmbH abgerechnet.

Clemens Schuster, CEO & Founder Hofrat Suess GmbH, Brauerstrasse 31, 8004 Zürich, +41765405288, clemens@hofratsuess.ch

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